Incassi da e-commerce, POS, marketplace, bonifici, RID/SDD, wallet digitali, più conti correnti e più banche: i flussi ci sono, ma vivono in universi paralleli. La riconciliazione è ancora spesso un lavoro artigianale e faticoso, fatto di esportazioni, copie e incolla, macro e controlli a campione.
Il risultato? visione del cash flow parziale e in ritardo, molto tempo impiegato dal team finance per attività a basso valore, difficoltà a recuperare le informazioni necessarie per rispondere puntualmente ai vertici aziendali anche alle domande più semplici: “Quanti incassi derivano dall’online?”, “Quanto cash avremo tra 15 giorni?”, “Quali clienti stanno sistematicamente pagando in ritardo?”.
Come superare l’impasse? Iniziare a pensare alla funzione finance come a una “control room” dei flussi. Cambiare dunque paradigma e non limitarsi solo a chiudere i conti, ma strutturarsi organizzativamente per orchestrare in tempo quasi reale incassi, pagamenti, tesoreria e reporting.
Questo, nella pratica, significa focalizzarsi su tre aspetti:
- Integrazione delle fonti: contabilità, banche, provider di pagamento, e-commerce, ERP e CRM devono alimentare un’unica piattaforma, in modo standardizzato.
- Riconciliazione automatica: le occorrenze ripetitive (stesse causali, stessi importi, stessi clienti) non dovrebbero mai essere gestite a mano.
- Vista unificata sul cash: una dashboard che mostri disponibilità, flussi in entrata/uscita, previsioni di cassa e scostamenti rispetto ai budget.
È qui che soluzioni come BICTA diventano fattori di abilitazione: collegano le diverse fonti, automatizzano la riconciliazione e mettono a disposizione del CFO una vista unica, aggiornata e leggibile.
La componente software da sola non basta. Ecco perché la nostra lunga esperienza nel mercato finance può essere utile per realizzare nei fatti la control room. I nostri servizi di consulenza possono accompagnarvi nelle fasi di costruzione della control room:
- Assessment dei processi: dove si perde più tempo? quali riconciliazioni sono ripetitive?
- Mappatura dei flussi: da quali canali arrivano gli incassi? quanti touchpoint bancari ci sono?
- Definizione dei KPI: giorni medi di riconciliazione, % di riconciliazioni automatiche, tempo/uomo liberato.
- Change management: portare il team finance ad affidarsi ai dati, abbandonando i propri fogli “personali”.
Il valore per i CFO di questo percorso sono operativi e strategici. Per il primo aspetto, si determina una riduzione degli errori, un minore tempo impiegato su attività a basso valore e la minore dipendenza da persone chiave che abbiano l’esclusività delle informazioni nelle loro mani. Strategicamente si liberano nuove capacità di previsione, con scenari di cassa più affidabili e decisioni più rapide.
Una breve checklist può essere utile per capire l’urgenza di dotarsi di una control room dei flussi finanziari. Le domande che si dovrebbe porre un CFO?
- Quante ore/uomo spendiamo ogni mese in riconciliazioni manuali?
- Quante volte in un anno abbiamo scoperto un errore solo a consuntivo?
- Oggi potrei avere una vista consolidata del cash entro pochi minuti… o mi servono ancora giorni?
- Se una persona chiave del team finance domani non fosse disponibile, cosa si fermerebbe?
Se almeno a una di queste domande la risposta crea disagio, è il segnale che integrare incassi, pagamenti e tesoreria non è più un “nice to have”, ma una priorità e che dotare la funzione finance di una piattaforma integrata come BICTA di Wiki Software può trasformare il CFO da “gestore delle chiusure” a vero regista dei flussi finanziari aziendali.
