Knowledge Management: il focus dell’impresa moderna

Non stiamo certo parlando di una novità. La gestione della conoscenza, il knowledge management, è sempre stata una componente della vita d’impresa. Perché allora se ne discute così tanto negli ultimi anni? La ragione risiede prevalentemente nella crescente capacità delle organizzazioni di produrre enormi volumi di dati estrapolati da processi e attività grazie alle tecnologie digitali. Questi dati, se trasformati in informazioni intellegibili, possono essere utilizzati strategicamente come una potente leva per far crescere la competitività.

Il contributo decisivo che ha messo al centro dell’organizzazione la conoscenza lo ha fornito l’evoluzione digitale e l’affermarsi di tecnologie come, per esempio, l’intelligenza Artificiale (IA) e il Machine Learning (ML), che oggi consentono di generare rapidamente un patrimonio di conoscenza a disposizione dell’organizzazione

Ecco, dunque, che la gestione del know-how (i dati, del resto, sono il nuovo petrolio) è diventata una delle topic più rilevanti per le imprese.  Incrementare la conoscenza, organizzarla e condividerla è un aspetto dirimente che spesso determina il successo o meno di un’avventura imprenditoriale.

Knowledge management e cultura aziendale

In termini generali, una corretta strategia di knowledge management dovrebbe consentire la raccolta e l’accesso alle informazioni più corrette, ogni qualvolta sia necessario soddisfare una specifica esigenza di business. Sembra facile, ma l’informazione giusta al momento giusto è un risultato che significa sapere dove sono i dati e conoscere la loro pertinenza e correlazione con le diverse linee e aree di business.

Come spesso accade questo implica lavorare sulla cultura aziendale, spesso scardinando prassi consolidate, per far comprendere come la generazione, archiviazione e condivisione del know-how sia essenza stessa dell’impresa. Oltre ad essere funzionale all’efficace funzionamento di tutti i processi, infatti, crea un patrimonio di conoscenza riutilizzabile e in grado di creare le fondamenta per un percorso di miglioramento continuo dell’organizzazione.

Sei motivi per puntare sul knowledge management

Ma, in concreto, perché un’impresa dovrebbe impegnarsi nell’implementazione di una strategia di knowledge management? Tra le molte motivazioni ne abbiamo isolate alcune:

Tempestività delle informazioni. Che si tratti dello sviluppo di un prodotto, di un’attività di vendita o marketing o della gestione finanziaria, la gestione efficace della conoscenza permette di accedere rapidamente ai dati più pertinenti per supportare l’attività in questione, consentendo così di guadagnare tempo prezioso.

Riduzione degli errori. Un moderno sistema di knowledge management si basa largamente su strumenti informatici che supportano l’automazione di gran parte dei processi ripetitivi e a basso valore aggiunto. Eliminando di fatto il possibile errore umano in queste fasi, si riesce ad evitare di incorrere in situazioni critiche che possono essere anche molto serie per l’organizzazione. Inoltre, un’efficace gestione della conoscenza consente di “fare tesoro” di situazioni già accadute, evitando così di ripetere errori già commessi

Decision making. Prendere decisioni in modo consapevole è la strada per prenderle giuste. Pare un’ovvietà ma spesso in azienda, se non si ha accesso ai dati corretti e in modo tempestivo, è complesso orientarsi. La disponibilità di informazioni pertinenti in tempo reale è strettamente connessa alla capacità di governare strategicamente l’impresa e indirizzarla verso gli obiettivi di business. Inoltre, fatto non trascurabile, un approccio decisionale “data-driven” consente di analizzare la situazione sotto una luce più realista, fondata su dati oggettivi e concreti.

Sedimentazione dell’esperienza. La gestione puntuale del patrimonio di conoscenza dell’azienda permette di applicare informazioni già disponibili a situazione simili, senza la necessità, ogni volta, di ricominciare da capo. Si pensi, per esempio, al processo di on-boarding dei nuovi dipendenti. In particolare, nei momenti di ricambio generazionale, la possibilità di contare sul sapere acquisito negli anni da un dipendente, mettendolo a sistema, permette di trasmettere una serie di nozioni, anche complesse, riducendo i tempi e i costi di inserimento delle nuove risorse.

Comunicazione. Il knowledge management gestito attraverso efficaci strumenti tecnologici consente di estrarre informazioni pertinenti da una mole di informazioni e dati spesso immensa (testi, disegni tecnici, web, e-mail, ecc.). Questo significa risparmiare molto tempo e, soprattutto, apre alla possibilità di avere una visione chiara del processo gestito, facilitando anche lo scambio informativo con le altre linee di business.

Creazione di innovazione. Se si riesce a gestire il patrimonio delle informazioni in modo più rapido ed efficace, è evidente che si libera tempo prezioso utilizzabile per sperimentare nuove strade e idee, gettando così le basi per alimentare la capacità di innovazione dell’impresa.